Timbre

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA PARAÍBA

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Relatório

RELATÓRIO ANUAL PARA INFORME AO PLENÁRIO DO TRIBUNAL SOBRE A ATUAÇÃO

DA COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA (COAUDI), UNIDADE DE APOIO À GOVERNANÇA.

 

1. INTRODUÇÃO 

 

Trata-se de Relatório de periodicidade anual, com fundamento no art. 14, inc. I, c/c art. 22, da Resolução TRE/PB n. 26/2018, para informar ao Plenário do Tribunal sobre a manutenção ou não da efetiva independência organizacional e da liberadade de atuação da Coordenadoria de Auditoria Interna, sem interferências, além de demonstrar, de forma sintética, as atividades desempenhadas pela unidade no ano anterior ao da leitura deste Relatório. 

Também é objetivo deste documento produzir relatório destinado à mais alta instância interna de governança do TRE/PB, no caso o Plenário do Tribunal.   

 

2. DA INDEPENDÊNCIA, PRÓPOSITO, AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE

 

Informa-se ao Plenário da corte que no ano de 2018 foi garantida a efetiva independência organizacional da COAUDI, sem interferências, e foi exibida objetividade nas atividades de auditoria, sem ter havido a prática de atos de cogestão.

Além disso, no período citado, foi permitido acesso completo, livre e irrestrito a todo e qualquer documento, registro ou informações e os servidores do Tribunal auxiliaram a COAUDI na sua atuação.

Registra-se, ainda, que o escopo de atuação da COAUDI foi, essencialmente, a avaliação dos processos de governança, eficácia do gerenciamento de riscos e controles, avaliação da eficiência na utilização de recursos e consultoria em matérias relacionadas a governança, gerenciamento de riscos e controles. 

 

3. DO DESEMPENHO DA COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA

 

a) Relação entre o planejamento anual e as auditorias efetivamente realizadas.

 

O Plano Anual de Auditoria do ano de 2018 previu a realização de três auditorias:

 

1) Auditoria Coordenada pelo CNJ que tratou da avaliação da governança e gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) - essa auditoria foi iniciada em fevereiro e concluída em novembro de 2018 (processo SEI n. 0007890-93.2018.6.15.8000);

 

2) Auditoria Integrada da Justiça Eleitoral que tratou do processo de gestão da força de trabalho - essa auditoria foi iniciada em fevereiro e concluída em agosto de 2018 (processo SEI n. 0005604-45.2018.6.15.8000);

 

3) Auditoria no Programa Eleições 2018, que trata do planejamento integrado das Eleições - dos 11 projetos desse programa, foram selecionados 4 como amostra para avaliação. Assim, essa auditoria gerou 4 relatórios diferentes. Por se tratar de uma auditoria concomitante, de acompanhamento da execução dos projetos, inclusive o projeto de "Prestação de Contas 2018", já foi previsto no plano anual de auditoria que, provavelmente, os relatórios seriam apresentados neste ano de 2019, o que de fato aconteceu - então, essa auditoria foi iniciada em março de 2018 e concluída, com a apresentação dos relatórios finais, em abril de 2019.

 

b) Resultados mais relevantes das auditorias realizadas.

 

Apresenta-se como resultados mais relevantes das auditorias realizadas:

 

1) Auditoria na Governança e Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC

1.1) no Tribunal ficou constatado que existem políticas e diretrizes definidas para governança e gestão de tecnologia da informação. Elas estão essencialmente dispostas na Resolução TRE/PB n. 10/2017;

1.2) os planos estratégicos institucional e de TIC fornecem suporte à governança e à gestão de TIC.

Apesar disso, foi constatada a necessidade de melhoria nos seguintes aspectos: ausência de comunicação formal de papéis e responsabilidades referentes à governança; ausência de reuniões do Comitê de Governança de TIC para tratar de competências específicas; e ausência de processo de trabalho definindo o acompanhamento da execução do PDTIC e plano de contratações de TIC;

1.3) as necessidades relacionadas ao desenvolvimento de pessoas e à força de trabalho da área de TIC não estão sendo adequadamente gerenciadas. Não há política formal para o pessoal de TIC; não há definição das competências necessárias, nem avaliação específica de desempenho ou mesmo definição e aprovação do quantitativo de força de trabalho;

1.4) os processos de gestão de TIC não estão todos definidos ou gerenciados. Foi constatada a ausência de processos de gestão da segurança da informação; ausência de plano de continuidade de serviços essenciais de TIC; ausência de catálogo de serviços de TIC; ausência do processo de gerenciamento do portfólio de projetos.

 

2) Auditoria no processo de gestão da força de trabalho:

2.1) o TRE/PB não utiliza uma metodologia científica específica e/ou critérios técnicos objetivos para o dimensionamento quantitativo e qualitativo da força de trabalho, porém se utiliza da experiência adquirida ao longo dos anos pelos gestores, a qual é expressa em informações apresentadas à Administração e durante reuniões;

2.2) os controles existentes para assegurar o alcance dos objetivos dos processos, descritos nas matrizes de riscos, controles e testes de controles, as quais foram validadas pelos gestores, necessitam serem aperfeiçoados, notadamente o mencionado acima, qual seja, controle por meio da experiência dos gestores que deve evoluir para um critério técnico objetivo;

2.3) inexistência de um plano de sucessão para prevenir a ocorrência de déficit de pessoal nos casos de aposentadoria e afastamentos;

2.4) inexistência de mapeamento de competências de todas as unidades do Tribunal e identificação de ocupações críticas; 

2.5) já foram adotadas algumas iniciativas por parte da Administração, mesmo que de forma incipiente e parcial, a saber: foram realizadas algumas seleções internas para preenchimento de funções, prestigiando a gestão por competência.

 

3) Auditoria no Programa das Eleições 2018:

3.1) conclusão com êxito do Projeto de mudanças no sistema Autorize-SE, aperfeiçoando essa importante ferramenta de controle, que se mostrou de grande valia quando de sua aplicação prática durante o período permitido para realização do serviço extraordinário nas Eleições/2018;

3.2) deficiências na gestão do projeto Pessoas nas Eleições 2018: demora no início da execução das atividades de apoio aos demais Projetos das Eleições para cobrir as necessidades de recrutamento e capacitação de servidores; fragilidade na interação com os demais Projetos, minorando o potencial de eficiência do Projeto Pessoas; mudança no objeto do Projeto sem atender as fases definidas na metodologia de gestão de Projetos, adotadas pelo Tribunal; e a não aplicação prática do plano de gestão de riscos, componente do Projeto, o que resultou na execução das tarefas sem considerar de forma sistemática e técnica os riscos envolvidos no processo de trabalho.

3.3) constatou-se oportunidades de melhorias no planejamento do projeto Aquisições, no acompanhamento das contratações, no escopo do projeto, na avaliação da performance e detalhamento do orçamento das Eleições.

Foi identificada a necessidade de aperfeiçoamento da elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares de contratações materialmente relevantes ou de risco inaceitável ou absolutamente inaceitável;

Foi identificada a necessidade de desenvolvimento de indicadores de performance econômica,que possam dá suporte a análise comparativa de eficiência e custo entre eleições realizadas;

A execução contratual analisada transcorreu de forma adequada. Registra-se que a equipe de auditoria desenvolveu um modelo de avaliação e o repassou para os gestores com vistas a contribuir para uma boa gestão.

3.4) projeto Registro de Candidaturas: atrasos e alterações nos prazos de atividades do projeto; a gestão de riscos não possui maturidade no Tribunal; inexistência no Projeto da relação entre desempenho financeiro e realização dos objetivos do Projeto; inexistência de objetivos de conformidade com leis e regulamentos para o Projeto;

3.5) muito boa aderência aos prazos do projeto Prestação de Contas, com apenas um atraso pontual; mesmas fragilidades em gestão de riscos, desempenho financeiro e objetivos do projeto, além de ausência de objetivos de conformidade com leis e regulamentos.

 

Foram emitidas recomendações com o objetivo de propiciar a implementação e aperfeiçoamento dos processos de trabalhos e controles internos ainda não existentes ou que necessitam de melhorias. Essas recomendações são monitoradas trimestralmente pela COAUDI para verificação de sua implementação.

Após envio dos relatórios finais de auditoria, a gestão do Tribunal passa a adotar providências para cumprimento das recomendações.

Abaixo faz-se o registro de algumas:

1 - Providências no sentido de implantar, por meio de Termo de Cooperação com o TRE/TO, um sistema chamado COYOTE que irá apoiar a implantação da gestão por competências no TRE/PB;

2 - Início das providências visando o dimensionamento da força de trabalho na Justiça Eleitoral (Portaria TSE nº 140/2019, de 20/02/2019, a qual dispõe sobre a implementação do modelo de dimensionamento da força de trabalho na Justiça Eleitoral);

3 - Realização de reunião do Comitê de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação para comunicação formal de papéis e responsabilidades referentes à governança e para análise da estratégia de Tecnologia da Informação e Comunicação;

4 - Início das providências visando o aprimoramento dos processos de governança e gestão de TIC (plano de ação a ser executado);

5 - Designação da comissão para definição dos processos de negócio do Tribunal, delimitando quais são críticos e quais os sistemas informatizados que os sustentam;

6 - Apresentação pela SGP e aprovação pelo Comitê de Governança de Pessoas de plano de ação, com o objetivo de estruturar o processo de pesquisa, composição e apresentação de proposta de política de Gestão de Pessoas.

Por fim, com relação a grande maioria das recomendações da auditoria no Programa Eleições, só será possível verificar as providências adotadas pela gestão quando se iniciar o planejamento das próximas Eleições. Outras recomendações devem ser implementadas de forma gradual e seu resultado verificado ao longo de algumas Eleições, diante da sua complexidade, a exemplo da definição de indicadores de performance.

 

Abaixo dois quadros demonstrativos do número de achados, número de recomendações e de consultorias em 2018:

 

Os resultados, na forma de relatórios, estão disponíveis no menu Transparência: http://www.tre-pb.jus.br/transparencia/auditoria/relatorios-de-inspecoes-auditorias-e-prestacoes-de-contas

 

Número total de recomendações implementadas no exercício 2018, incluindo auditorias de anos anteriores: 80 (oitenta);

Total de recomendações não implementadas no exercício 2018: 82 (oitenta e duas) 

Fonte: relatórios de monitoramento das auditorias.

 

c) As consultorias realizadas.

 

A atividade de consultoria somente foi regulamentada internamente no Tribunal com a publicação da Resolução TRE/PB n. 26/2018, ou seja, no dia 07/01/2019.

O art. 4º dessa norma define consultoria como:

Art. 4º. Consultoria é a atividade de orientação em reuniões técnicas, grupos de trabalho, por meio da divulgação de jusrisprudências e a elaboração de treinamentos, nas matérias de competência da unidade de auditoria interna, sem que o fato caracterize exame de caso concreto.

 

No entanto, apesar da falta de regulamentação interna, a atividade de consultoria foi realizada pela COAUDI no ano de 2018, conforme relação a seguir:

1) Estudo da Instrução Normativa TCU n. 78, de 21/03/2018, que dispõe sobre o envio, o processamento e a tramitação de atos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, para fins de registro no âmbito do TCU. Consultoria realizada com as seguintes unidades: Seção de Registros Funcionais e Seção de Inativos, Pensionistas e Requisitados;

2) Estudo de trechos da Decisão que originou o Acórdão TCU nº 1.293/2018 - Plenário, que versa sobre o cálculo de parcela redutora de pensões civis e de trechos da Decisão que originou o Acórdão TCU nº 2.553/2013 - Plenário, que trata de regras para definir se a pensão civil concedida tem ou não paridade. Consultoria realizada com as seguintes unidades: Coordenadoria de Pessoal, Seção de Inativos, Pensionistas e Requisitados, Coordenadoria de Pagamento e Seção de Pagamento de ativos e inativos;

3) Revisão do conteúdo do treinamento em EAD sobre "Gestão de riscos" elaborado em 2017, e que foi aplicado, com tutoria da COAUDI, aos servidores das Zonas Eleitorais nos meses de fevereiro e março deste ano de 2019;

4) Elaboração do conteúdo do treinamento em EAD sobre "Suprimento de fundos", o qual será aplicado, com tutoria da COAUDI, aos servidores das Zonas Eleitorais no ano de 2019;

5) Envio de, pelo menos, 31 e-mails com Decisões do TCU e/ou informações importantes para conhecimento de gestores do Tribunal.

 

Desafio(s): Estabelecer uma sistemática prática de identificação e catalogação de benefícios efetivos (resultados) das auditorias internas realizadas, visando continuar a atingir o indicador estratégico número 7, já que a demonstração de benefícios efetivos, facilitará o atingimento desse objetivo estratégico;

Aperfeiçoar o programa de avaliação da qualidade e melhoria dos trabalhos de auditoria. 

 

4. BENEFÍCIOS CONCRETIZADOS DECORRENTES DE AUDITORIAS, APURADOS EM MONITORAMENTO

 

A COAUDI definiu, em 2018, uma sistemática de identificação e quantificação de benefícios efetivos resultantes da atividade de auditoria interna. 

O método de identificação e quantificação dos benefícios foi idealizado internamente, conforme Ata CCI 0402554, mesclando com ideias extraídas da Instrução Normativa nº 4/2018, do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, a qual aprovou a sistemática de quantificação e registro dos resultados e benefícios da atividade de auditoria interna governamental do Poder Executivo Federal.

A forma de identificação e contabilização é essencialmente decorrente da manifestação dos gestores sobre se as medidas decorrentes das recomendações, já classificadas como implementadas no monitoramento da auditoria, geraram impacto positivo para a gestão, ou seja, se geraram benefício(s) efetivo(s).

Na primeira apuração realizada por esta Coordenadoria, utilizada como teste de verificação da praticidade do método, para uma recomendação da auditoria que tratou do processo de gestão de suprimentos de materiais eleitorais, foram identificados 8 benefícios concretos pelo gestor da SAO (Secretaria de Administração e Orçamento), 14 pelo gestor da COELE (Coordenadoria de Eleições) e 5 pelo gestor COSEG (Coordenadoria de Serviços Gerais).

Essa sistemática continuará sendo implementada neste ano de 2019, de forma que nos próximos relatórios anuais esses benefícios podem ser melhor apresentados e quantificados.

 

5. EXPOSIÇÃO RELEVANTE(S) DO TRIBUNAL A RISCOS E FRAGILIDADE DE CONTROLES

 

As fragilidades de controle foram expostas neste relatório no tópico dos resultados das auditorias realizadas por esta COAUDI.

No quadro abaixo é apresentado o resumo da autoavaliação do TRE/PB no Levantamento de Governança e Gestão Públicas promovido pelo Tribunal de Contas da União em 2018 (originou o Acórdão n. 2.699/2018 - TCU - Plenário):

 

Indicador   

  Resultado

iGG (índice integrado de governança e gestão públicas)

 44%

iGovPub (índice de governança pública)

 52%

iGovPessoas (índice de governança e gestão de pessoas)       

35%

iGestPessoas (índice de capacidade em gestão de pessoas)   

 24%

iGovTI (índice de governança e gestão de TI) 

44%

iGestTI (índice de capacidade em gestão de TI) 

38%

iGovContrat(índice de governança e gestão de contratações)

 73%

iGestContrat (índice de capacidade em gestão de contratações)

60%

Relatório disponível em: http://www.tre-pb.jus.br/transparencia/auditoria/controle-interno-planos

 

Diante desse resultado, que reflete a apuração no ano de 2018, segue abaixo, no entender da COAUDI, a exposição do Tribunal a riscos considerados relevantes, diante da vinculação direta dos temas com a boa Governança de um órgão.

São apresentadas as práticas classificadas como "Inexpressivas" no relatório individual do Tribunal. A faixa de classificação "Inicial" é apresentada apenas quando a faixa "Inexpressiva" não ocorreu:

 

Indicador

Resultado

Fatores que precisam de melhora

Risco(s) relevante(s) gerais.

iGovPub (índice de governança pública) 

52%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) nas práticas:

"Zelar por princípios de ética e conduta"; 

"os riscos considerados críticos para a organização são geridos";

e "assegurar a efetiva atuação da auditoria interna".

Risco de desvios de conduta ética; Risco de não identificar e tratar riscos relevantes para o cumprimento dos objetivos do Tribunal; Risco da auditoria interna não ser efetiva ou não agregar valor para a organização.

iGovPessoas (índice de governança e gestão de pessoas)

35%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"Promover a gestão estratégica para pessoas";

"Realizar planejamento de gestão de pessoas";

"Definir adequadamente, em termos qualitativos e quantitativos, a demanda por colaboradores e gestores";

"Assegurar a disponibilidade de sucessores qualificados";

e "Favorecer a retenção dos colaboradores e dos gestores".

Riscos: a falta de indicadores e metas para funções importantes de Gestão de Pessoas, bem como a falta de priorização de ações de planejamento na área de pessoal, dificulta o alcance das diretrizes estratégicas e objetivos do Tribunal; Risco de ineficiência na atuação dos servidores do Tribunal, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos; Risco de existir excesso de servidores em determinados setores; risco de sobrecarga de trabalho em determinados servidores; risco de surgirem doenças ocupacionais, pela má distribuição de servidores e não estarem nos locais certos pela sua competência; Riscos de descontinuidade na gestão quando da mudança de gestores.

iGestPessoas (índice de capacidade em gestão de pessoas)

24%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"Realizar planejamento da gestão de pessoas";

"Definir adequadamente, em termos qualitativos e quantitativos, a demanda por colaboradores e gestores";

"Assegurar a disponibilidade de sucessores qualificados"; e "Favorecer a retenção dos colaboradores e dos gestores".

Riscos: a falta de indicadores e metas para funções importantes de Gestão de Pessoas, bem como a falta de priorização de ações de planejamento na área de pessoal, dificulta o alcance das diretrizes estratégicas e objetivos do Tribunal; Risco de ineficiência na atuação dos servidores do Tribunal, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos; Risco de existir excesso de servidores em determinados setores; risco de sobrecarga de trabalho em determinados servidores; risco de surgirem doenças ocupacionais, pela má distribuição de servidores e não estarem nos locais certos pela sua competência; Riscos de descontinuidade na gestão quando da mudança de gestores.

iGovTI (índice de governança e gestão de TI) 

44%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) na prática:

"PessoasTI. Capacidade em gestão de pessoal de TI".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de TIC, na medida em que as competências, quantitativo ideal de servidores não são definidos e não há indicadores e metas.

iGestTI (índice de capacidade em gestão de TI) 

38%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"iGestNiveisServicoTI. Capacidade em gestão de níveis de serviços de TI";

"A organização dispõe de política de controle de acesso à informação e aos recursos e serviços de tecnologia da informação";

"A organização executa processo de gestão de ativos associados à informação e ao processamento da informação";

"A organização executa processo para classificação e tratamento de informações"; 

"A organização executa processo de gestão de incidentes de segurança da informação";

"A organização realiza ações de conscientização, educação e treinamento em segurança da informação para seus colaboradores";

"A organização executa processo de gestão de mudanças";

"A organização executa processo de gestão de configuração e ativos (de serviços de tecnologia da informação)";

"A área de gestão de tecnologia da informação acorda formalmente os níveis de serviço com as demais áreas de negócio internas à organização (Acordo de Nível de Serviço - ANS)";

"Os ANS incluem o grau de satisfação dos usuários como indicador de nível de serviço";

e "A área de gestão de tecnologia da informação comunica às áreas de negócio o resultado do monitoramento em relação ao alcance dos níveis de serviço definidos com as referidas áreas".

Risco de segurança da informação;

Risco de descontinuidade do serviço;

Risco de perda de dados; 

iGovContrat(índice de governança e gestão de contratações)     

73%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) na prática:

"Pessoas (capacidade de gestão de pessoas em contratações)".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de contratações, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos.

iGestContrat (índice de capacidade em gestão de contratações)

60%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) nas práticas:

Pessoas (capacidade de gestão de pessoas em contratações)

"os perfis desejados dos colaboradores da área de gestão de contratações estão definidos e documentados"
"os perfis desejados dos gestores da área de gestão de contratações estão definidos e documentados";

"a atualização de quantitativo abrange a área de gestão de contratações";

"as lacunas de competência na área de gestão de contratações estão documentadas";
"a avaliação abrange o desempenho dos gestores da área de gestão de contratações";

Processos (capacidade de gestão de processos de contratação)

"A organização definiu processo de trabalho para planejamento de cada uma das contratações".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de contratações, na medida em que as competências, quantitativo ideal de servidores não são definidos e não há indicadores e metas.

*Fonte: Relatório individual da autoavaliação do TRE/PB no Levantamento de Governança e Gestão Públicas promovido pelo Tribunal de Contas da União (Acórdão n. 2.699/2018 - TCU - Plenário).

 

Relativamente ao resultado da prática "Assegurar a efetiva atuação da auditoria interna" ter sido classificada como "Inicial", tem-se a informar que várias ações foram adotadas pela COAUDI, direcionadas para a melhoria do índice, inclusive utilizando o Levantamento de Governança do TCU como fonte de trabalho (0426591), a saber:

1) inclusão no Estatuto da unidade de auditoria interna do TRE/PB, Resolução nº 26/2018, aprovada no final de 2018, de todos os itens solicitados na prática 3121 (A organização definiu o estatuto da auditoria interna) do levantamento de governança do TCU (0344560), de forma que, não mais quatro, como respondido em 2018, mas os oito itens terão resposta "sim" no próximo ciclo, caso sejam mantidos;

2) previsão de dois relatórios às instâncias internas de governança - este relatório e um relatório destinado ao Conselho de Governança contendo a evolução do indicador estratégico nº 7 (0459776);

3) criação da seção de auditoria na área de tecnologia da informação e comunicação, visando apresentar relatórios de trabalhos de avaliação da gestão de tecnologia da informação, de sistema de informação e riscos de tecnologia da informação.

Essas ações visam modificar a resposta da prática 3123 (A auditoria interna produz relatórios destinados às instâncias internas de governança), subtópico da prática "Assegurar a efetiva atuação da auditoria interna".

Também é importante registrar que recentemente foi publicada uma Portaria (Portaria DG Nº 17/2019 TRE-PB/PTRE/DG) designando comissão a qual é encarregada de apresentar estudo com a definição dos processos de negócio do Tribunal, delimitando quais são críticos e quais os sistemas informatizados que os sustentam, estudo esse que deve ser submetido ao Conselho de Governança, para deliberação.

O resultado desse trabalho, somado ao Levantamento de Governança acima descrito, possibilitará a identificação e avaliação de todos ou a maioria dos riscos que possam comprometer o atingimento dos objetivos estratégicos e a instituição de controles para mitigação desses riscos.

 

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

O presente relatório visou demonstrar ao Plenário do Tribunal, instância interna de governança, as atividades desempenhadas pela Coordenadoria de Auditoria Interna no exercício 2018, além de registrar a manutenção da efetiva independência e liberdade de atuação da unidade.

É o relatório.

Respeitosamente,

JOÃO DEMAR LUCENA RODRIGUES

Coordenador de Auditoria Interna

 


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Documento assinado eletronicamente em 11/04/2019, às 13:54, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


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