Ata - TRE-PB/PTRE/DG/ASPLAN

Ata da 26ª Reunião do Conselho de Governança, realizada em 15/05/2020, por videoconferência


 

Pauta:

1. Relatório Gerencial da COAUDI, referente ao indicador estratégico do TRE/PB n. 7 SEI 0000572-88.2020.6.15.8000;

2. Ranking da Transparência do CNJ (Portaria 67/2020);
3. Monitoramento do Programa Eleições 2020;
4. Cronograma de digitalização dos processos (Portaria TSE 247/2020);
5. Relatório estatístico das eleições de 2018.

 

Participantes: Des. José Ricardo Porto (Presidente), Des. Joás de Brito Filho (Vice-Presidente e Corregedor), Dr. Marx Nunes de Franca (Associação dos Magistrados da Paraíba), Silma Leda Sampaio de Albuquerque (DG), Andréa Ribeiro de Gouvêa (ASPRE), Alexandra Maria Soares Cordeiro (Gab. da Vice-Presidência), Vanessa Melo do Egypto (CRE), Ranulfo Lacet Viegas de Araújo (SAO), Aline Vilar Silveira Rocha Lopes (SJI), Allan William Lucena de Oliveira (SGP), José Cassimiro Júnior (STIC), Edme de Freitas Lima (COAUDI), Humberto Borges Lima de Vasconcelos (ASCOM), Péttrus de Medeiros Lucena (COINT), Cláudio Aurélio de Araújo Dantas (SINDJUF), Raimundo Cabral Guarita (NSEGI), Suênia Bernardo Carneiro (ASPLAN) e Ana Gilka Barbosa de Medeiros Oliveira (ASPLAN).

 

Às 11:05 horas, o Des. José Ricardo Porto, Presidente do Tribunal, iniciou a reunião, cumprimentou, agradeceu a presença de todos e apresentou os itens da pauta. Em seguida, passou a palavra à Diretora-Geral, Silma Sampaio, que externou sua satisfação com a presença de todos os colegas. Explicou sucintamente sobre os temas que seriam tratados em cada item da pauta. Ato contínuo, o Presidente passou a palavra ao Vice-Presidente e Corregedor, Des. Joás de Brito, que se manifestou favorável ao in´cio dos itens a serem abordados. O Presidente solicitou que o Coordenador da COAUDI, Edme de Freitas, iniciasse a apresentação do Relatório Gerencial, referente ao indicador nº 7 do Plano Estratégico Institucional. Edme esclareceu que o indicador refere-se ao índice de cumprimento das recomendações expedidas pela Coordenadoria de Auditoria Interna, que foi mantido após a revisão da Estratégia realizada em 2019, com mudança quanto à vinculação do objetivo estratégico, que a partir deste ano contribuirá para o Objetivo nº 7 “Fortalecimento da Governança”. Disse que seu desempenho na última medição foi de 66,37%, superando a meta estabelecida que era de 65%. Explicou como é realizada a sua aferição; que a COAUDI não tem ingerência sobre esse resultado, mas que são realizadas reuniões junto às unidades para apoiá-las com as dificuldades no cumprimento das recomendações. Esclareceu que, na situação atual de pandemia, a realização dessas reuniões se torna mais difícil e que a COAUDI está apenas acompanhando os processos; que existem 78 recomendações pendentes de cumprimento, número que engloba, também, as auditorias anteriores ao exercício. Explicou que há algumas recomendações que requerem mais tempo para serem cumpridas, a exemplo daquelas que dependem da execução de projetos. Edme disse que se não for dada a devida atenção, a meta poderá não ser alcançada na próxima medição e fez um apelo para que as unidades procurem conciliar suas atividades com o acompanhamento das recomendações. Ele esclareceu que o relatório tem o objetivo de dar conhecimento da situação e de ser instrumento de gerenciamento das ações. Nesse momento, o Des. Presidente externou sua preocupação com as 78 recomendações em aberto e determinou o prazo de 20 dias úteis para que as unidades manifestem-se quanto a implementação das mesmas, as causas do não cumprimento e possíveis ações, que deverão ser compiladas pela COAUDI em um relatório de acompanhamento. O Presidente explicou que também encaminhará essas informações para o Vice-Presidente, para fins de apoiá-lo na gestão desses procedimentos ainda não concluídos e identificação das deficiências. Com a palavra, o Des. Joás também se mostrou preocupado em relação às recomendações ainda não cumpridas. Edme ponderou que, dentre esse número de 78, há algumas recomendações de grande porte, que demandam a execução de projetos, investimentos ou elaboração de normas, por exemplo, dificultando seu cumprimento de imediato. Nesse momento, o Des. Joás questionou o motivo da meta ter baixado de 65% (exercício 2019) para 60% (exercício 2020), uma vez que, normalmente, deve acontecer o aumento e o aprimoramento das mesmas e parabenizou o trabalho da auditoria. O Presidente ressaltou sua preocupação com o desempenho do Tribunal na pontuação do Prêmio de Qualidade do CNJ. Edme esclareceu que o ajuste da meta foi realizado levando-se em consideração a realidade, por ser ano de Eleições, procurando-se uma meta mais plausível. O Presidente facultou a palavra aos presentes. Suênia, Assessora de Planejamento, explicou que em 2019 houve a revisão da Estratégia e que, para o citado indicador, a COAUDI propôs o mesmo índice utilizado no ano de 2018, mantendo o parâmetro entre anos eleitorais, quando a priorização das ações, por parte das unidades, se voltam para a realização do Pleito. Ela ressaltou que as recomendações ainda inconclusas não necessariamente significam dizer que estejam paradas, que há situações de recomendações que estão sendo executadas dentro do prazo, outras faltando serem evidenciadas e algumas com atraso. O Presidente esclareceu que os trabalhos das Eleições devem ser conciliados com as demais atividades e que não pode haver falta de cumprimento por esquecimento. Com a palavra, o Des. Joás disse entender que os esclarecimentos foram trazidos, mas não de forma suficiente, sendo necessário identificar os gargalos, a fim de haver apoio e avanço. O Secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação, José Cassimiro, ponderou que, na STIC, há situações que são complexas, que as equipes são diminutas, que não há esquecimento, mas priorização, uma vez que por necessidade, algumas demandas são deixadas de lado para atender aquelas que são mais urgentes; que é necessário cuidado e cautela, que nem todas as recomendações dependem de ações simples e que há mudanças que exigem investimentos altíssimos. O Presidente demonstrou sua preocupação pois, em que pese o quadro da pandemia, observou que as cobranças do CNJ estão maiores no Tribunal de Justiça e que isso poderá chegar ao TRE. Com a palavra, Dr. Marx questionou se já havia algum trabalho em andamento no TRE para dar cumprimento à Lei da Proteção de Dados, apesar de sua vigência estar suspensa. A Diretora-Geral esclareceu que já foi designada uma comissão para tratar especificamente sobre esse assunto e se disponibilizou a apresentar o número do processo para que possa ser acompanhado. Em seguida, o Des. Presidente passou a palavra à Suênia para apresentar o próximo item da pauta: Ranking da Transparência do CNJ (Portaria 67/2020). Ela explicou sobre a importância de trazer o tema para a reunião visto que o mesmo representa até 90 pontos no Prêmio CNJ de Qualidade e que o baixo desempenho alcançado pelo TRE/PB em 2019 deveu-se, em grande parte, por falhas de comunicação interna. Ressaltou que o procedimento está sendo acompanhado em conjunto pela DG, ASPLAN e SJI, oportunidade em que parabenizou o excelente trabalho de monitoramento que está sendo realizado pela CGI/SEAGI. Enfatizou ser um tema de responsabilidade de todas as unidades, sendo importante o esforço conjunto para elevar o desempenho do Tribunal no resultado do Ranking da Transparência e do Prêmio de Qualidade do CNJ. Após solicitação do Presidente, Alexandra Cordeiro, Assessora da Vice-Presidência, fez alguns esclarecimentos sobre as circunstâncias ocorridas na prestação das informações para o Ranking da Transparência do CNJ 2019. Ela explicou que houve uma antecipação por parte do CNJ quanto à solicitação das informações, diferente de anos anteriores, cujo levantamento era realizado no segundo semestre. Além disso, registrou-se falha na comunicação interna desde o recebimento da demanda oriunda do CNJ; que o ofício chegou na Presidência, mas não foi devidamente direcionado à Direção-Geral; que isso somente aconteceu após um questionamento informal da Assessora de Planejamento sobre o assunto, momento em que identificou-se que a demanda estava represada na Presidência, restando dois dias para a conclusão do prazo. Acrescentou que a servidora que detinha o maior conhecimento sobre as informações do Portal estava de férias naquele período e que, apesar de muitas estarem devidamente publicadas não foram corretamente informadas ao CNJ. Esclareceu que o TRE recorreu da decisão, tendo o recurso sido acolhido apenas parcialmente pelo CNJ. Ponderou que a falha fez enxergar as necessidades de avanços e melhorias e que, desde então, existe um processo autuado no SEI para acompanhamento das publicações relativas a todas as matérias, que muito se avançou e que espera que, este ano, seja alcançado um melhor resultado. Com a palavra, Silma (DG) ressaltou que houve grande preocupação e atuação da gestão anterior na correção das falhas relacionadas ao Ranking da Transparência. Explicou que houve considerável aumento das atribuições da CGI e que ocorreu um desencontro das informações enviadas ao CNJ, em relação ao que estava publicado no portal. Disse que foi preciso reestruturar a CGI, pois a unidade precisava de servidores com expertise em TI, razão pela qual foram designados os servidores Diógenes e Ernandez, trazendo grande contribuição para a unidade e para o Tribunal. Ressaltou ser de grande importância que as futuras Administrações mantenham profissionais com habilidades em tecnologia da informação na CGI. Nesse momento, o Des. Presidente explicou que todas as solicitações da CGI foram atendidas, que assim será feito se houver necessidade em qualquer outra unidade e que se coloca à disposição dos gestores para tratar desse tipo de dificuldade. Ele externou sua expectativa para que, no próximo dia 22, todas as informações sejam devidamente enviadas ao CNJ. Ato contínuo, o Presidente solicitou que Suênia iniciasse a apresentação do item: Monitoramento do Programa Eleições 2020. Ela fez uma breve explicação sobre o Planejamento Integrado das Eleições, elaborado em 2019, evidenciando a transparência das informações, os prazos e as responsabilidades para a realização das atividades voltadas para as Eleições, além de esclarecer a forma de monitoramento da execução dos projetos que integram o Programa Eleições 2020. Destacou que o TRE/PB adquiriu a ferramenta “Project Builder”, que apoiará o gerenciamento dos projetos, permitindo o acompanhamento, em tempo real, da execução dos projetos, seu orçamento e respectivos riscos. Nesse momento, Silma destacou a importância dos dados estarem devidamente atualizados pelos gerentes na ferramenta para que seja possível refletir a situação real dos projetos, registrando que esta semana promoveu uma reunião com os secretários, ASPLAN, EJE e ASCOM para tratar sobre o andamento dos projetos. Ato contínuo, Suênia expôs aos presentes a tela de acompanhamento dos projetos no ”Project Builder”, destacando o percentual de execução em relação ao planejado para o período. Dr. Marx questionou se existe algum trabalho sendo realizado, relativo ao apoio dos Juízes Auxiliares durante o microprocesso eleitoral. O Presidente esclareceu que já foi deflagrado um processo consultando todos os Juízes sobre o interesse e a disponibilidade de atuarem como Juízes Auxiliares. Silma acrescentou que a Administração teve o cuidado de tratar a demanda com antecedência. Com a palavra, Suênia esclareceu que, de forma geral, os projetos estão bem encaminhados, que houve recomendação da ASPLAN para que todos os gerentes revisitassem seus projetos, em virtude do atual cenário de pandemia, para que as eventuais necessidades de mudanças fossem encaminhadas aos respectivos patrocinadores, para deliberação, e que os riscos fossem atualizados, a fim de evitar o comprometimento dos objetivos dos projetos, em razão das incertezas atuais. O Presidente solicitou que, na próxima reunião, fosse dado destaque aos projetos que requerem maior atenção. Por fim, Suênia explicou a existência de um processo no SEI que trata do acompanhamento do Programa Eleições, com o envio periódico de relatório aos gerentes de projetos, para ciência da situação e conformidade dos mesmos, antes da realização da reunião do Conselho de Governança, com o objetivo de apresentar as situações mais relevantes. O Presidente facultou a palavra aos presentes mas não houve manifestação. Em seguida, ele enalteceu o trabalho realizado no final do alistamento, a dedicação, zelo e empenho dos servidores envolvidos. Ato contínuo, o Presidente passou a palavra a Silma, para apresentar o próximo item da pauta: Cronograma de digitalização dos processos (Portaria TSE 247/2020). Ela teceu alguns esclarecimentos sobre o tema e passou a palavra à Aline Vilar, Secretária Judiciária e da Informação. Aline explicou todas as ações realizadas desde a publicação da Portaria do TSE, consideradas as incertezas do cenário e o trabalho remoto. Esclareceu que o prazo para digitalização dos processos foi estimado da seguinte forma: para os processos da Secretaria, 90 (noventa) dias após o retorno do trabalho presencial e, para os processos das Zonas Eleitorais, 90 (noventa) dias iniciados a partir de janeiro/2021, para não comprometer os trabalhos voltados para as eleições. Nesse momento, após solicitado pelo Presidente, a Assessora da Presidência, Andréa Gouvêa, realizou a leitura do trecho do ofício de resposta ao TSE informando sobre o cronograma de digitalizações, nos termos dos prazos explicados por Aline. O Presidente questionou sobre a estimativa de processos pendentes de julgamento em tramitação no 1º Grau, ocasião em que Aline respondeu que são 600 processos, aproximadamente. Nesse momento, o Presidente pediu ao Dr Marx que solicitasse o empenho dos Juízes Eleitorais e esclareceu que essa solicitação poderia ser realizada de maneira informal. Em seguida, Silma solicitou que o servidor Péttrus, como representante do COINT, falasse sobre o tema da digitalização dos processos nas Zonas Eleitorais. Péttrus esclareceu que, no momento, as Zonas Eleitorais enfrentam alta demanda de atendimento aos eleitores através do whatsapp, agradeceu a postergação dos prazos para digitalização dos processos das Zonas Eleitorais e informou o percentual de Chefes de Cartório que ainda não têm experiência com eleições. Ele disse que há diferenciação entre as Zonas quanto ao volume e complexidade dos processos e que há alguns Chefes de Cartório que já têm interesse em iniciar a migração. Aline sugeriu que essas questões sejam tratadas em normativo interno. Péttrus sugeriu que fosse permitida, de forma facultativa, a migração antes do prazo. O Des. Joás manifestou-se favorável à sugestão apresentada por Péttrus e, também à digitalização integral, e não parcial, dos processos que estão em andamento. A Coordenadora da CRE, Vanessa Melo, disse que alguns Chefes de Cartório entraram em contato com ela solicitando a possibilidade de migrar antes do prazo. O representante do SINDJUF, Cláudio Aurélio, solicitou que o prazo de digitalização para as Zonas Eleitorais começasse a correr após o final do recesso. A pedido do Presidente, Suênia apresentou os dados dos indicadores 12 e 13 do Plano Estratégico Institucional, que correspondem às Metas 1 e 2 do CNJ, em 2019. Em seguida, o Presidente solicitou que a SJI repasse para Dr. Marx os dados de processos físicos das Zonas Eleitorais. Nesse momento, o Presidente passou a palavra para o Secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação apresentar o último item da pauta: Relatório estatístico das eleições de 2018. José Cassimiro parabenizou o servidor Péttrus pelo seu desempenho no atendimento remoto aos eleitores no final do alistamento e pela sua disponibilidade de apoiar os demais Cartórios que ainda não concluíram esse trabalho, bem como os demais servidores das Zonas Eleitorais. O Presidente também parabenizou a atuação do servidor Péttrus e reconheceu o empenho de todos os servidores que colaboraram para o final do alistamento. Em seguida, elogiou Cassimiro pela sugestão de utilização do Whatsapp business para o atendimento remoto dos eleitores no período do final do alistamento, destacando o pioneirismo do TRE/PB. Sobre as eleições, Cassimiro esclareceu que em 2020 não haverá urnas novas e que aquelas que serão utilizadas no pleito já estão no TRE, momento em que enalteceu o trabalho zeloso realizado pelos servidores dos NATUs. O Presidente disse que o TSE contará com a colaboração de alguns Regionais, no que diz respeito ao empréstimo de urnas e que o TRE/PB se empenhará em disponibilizar até 1.000 urnas. Cassimiro esclareceu que o relatório estatístico das eleições 2018 encontra-se no processo SEI 0002223-58.2020.6.15.8000. Ato contínuo, apresentou os números das Eleições 2018. O STIC identificou a necessidade de definição do horário para que a Paraíba tenha todas as suas urnas totalizadas, ressaltando que, quanto mais cedo isso aconteça, desde que com segurança, diminui-se o tempo para as discussões e embates que normalmente ocorrem antes da divulgação dos resultados finais, destacando a importância da utilização dos PCT’s para o alcance desse objetivo. Péttrus ponderou que a utilização dos PCT’s varia muito entre as Zonas, por questão de segurança, momento em que Cassimiro explicou que a segurança do processo é garantida em qualquer lugar onde ocorra a transmissão. O Presidente agradeceu a apresentação de Casimiro e abriu a palavra aos presentes. O Des. Joás externou sua satisfação com a reunião. O Presidente agradeceu a participação de todos e encerrou a reunião às 14:15 horas.

 

 

SILMA LEDA SAMPAIO DE ALBUQUERQUE

Diretora-Geral

 


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Documento assinado eletronicamente por SILMA LEDA SAMPAIO DE ALBUQUERQUE em 19/05/2020, às 18:16, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


SUÊNIA BERNARDO CARNEIRO

Assessor(a) de Planejamento, Estratégia e Gestão

 


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Documento assinado eletronicamente por SUÊNIA BERNARDO CARNEIRO em 19/05/2020, às 18:19, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


RANULFO LACET VIÉGAS DE ARAÚJO

Secretário de Administração e Orçamento

 


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Documento assinado eletronicamente por RANULFO LACET VIÉGAS DE ARAÚJO em 19/05/2020, às 18:33, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


Andréa Ribeiro de Gouvêa

Assessor da Presidência

 


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Documento assinado eletronicamente por Andréa Ribeiro de Gouvêa em 19/05/2020, às 18:51, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


ALLAN WILLIAM LUCENA DE OLIVEIRA

Secretário de Gestão de Pessoas

 


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Documento assinado eletronicamente por ALLAN WILLIAM LUCENA DE OLIVEIRA em 19/05/2020, às 19:00, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


VANESSA MELO DO EGYPTO

Coordenadora

 


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Documento assinado eletronicamente por VANESSA MELO DO EGYPTO em 19/05/2020, às 19:25, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


Péttrus de Medeiros Lucena

Membro do Conselho

 


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Documento assinado eletronicamente por Péttrus de Medeiros Lucena em 19/05/2020, às 19:30, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


Des. José Ricardo Porto

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

 


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Documento assinado eletronicamente por Des. José Ricardo Porto em 20/05/2020, às 07:58, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


ALEXANDRA MARIA SOARES CORDEIRO

Analista Judiciário

 


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Documento assinado eletronicamente por ALEXANDRA MARIA SOARES CORDEIRO em 20/05/2020, às 15:06, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


RAIMUNDO CABRAL GUARITA

Responsável pelo Núcleo de Segurança Institucional

 


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Documento assinado eletronicamente por RAIMUNDO CABRAL GUARITA em 20/05/2020, às 17:33, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


Joás de Brito Pereira Filho

Vice-Presidente do Tribunal Regional Eleitoral

 


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Documento assinado eletronicamente por Joás de Brito Pereira Filho em 20/05/2020, às 19:57, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


EDME DE FREITAS LIMA

Coordenador de Auditoria Interna

 


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Documento assinado eletronicamente por EDME DE FREITAS LIMA em 22/05/2020, às 12:40, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


ALINE VILAR SILVEIRA ROCHA LOPES

Secretário Judiciário e da Informação

 


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Documento assinado eletronicamente por ALINE VILAR SILVEIRA ROCHA LOPES em 26/05/2020, às 15:53, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


CLÁUDIO AURÉLIO DE ARAÚJO DANTAS

Técnico Judiciário

 


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Documento assinado eletronicamente por CLÁUDIO AURÉLIO DE ARAÚJO DANTAS em 28/05/2020, às 15:05, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


HUMBERTO BORGES LIMA DE VASCONCELOS

Assessor de Comunicação

 


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Documento assinado eletronicamente por HUMBERTO BORGES LIMA DE VASCONCELOS em 28/05/2020, às 15:33, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.



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