Ata - TRE-PB/PTRE/DG/ASPLAN

Ata da 8ª Reunião do Comitê de Governança de Pessoas, realizada em 14/07/2020, por videoconferência

 

Pauta:

Item 1.  Processo SEI n. 0006457-20.2019.6.158000 - deliberação acerca da recomendação 5.7 ("Recomendar à Diretoria-Geral que encaminhe pauta, para análise e deliberação do Comitê de Governança de Pessoas, no sentido de que se seja avaliada qual solução o Tribunal deve adotar visando a digitalização dos documentos pessoais dos servidores, decidindo entre contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço, ou verificar a possibilidade de, seguindo o exemplo dos Tribunais Superiores celebrar convênio com entidades sem fins lucrativos para executar a tarefa ou, ainda, definir outra solução");

 

Item 2. Processo SEI n. 0007890-93.2018.6.15.8000 (AUDITORIA COORDENADA PELO CNJ EM GOVERNANÇA E GESTÃO DE TIC):  Recomendações atribuídas a esse Comitê de Governança de Pessoas: 


Participantes: Silma Leda Sampaio de Albuquerque (DG), Vanessa Melo do Egypto (CRE), Ranulfo Lacet Viegas de Araújo (SAO), Aline Vilar Silveira Rocha Lopes (SJI), Allan William Lucena de Oliveira (SGP), José Cassimiro Júnior (STIC), Edme de Freitas Lima (COAUDI), João Demar Lucena Rodrigues (SEAGP), Gabriela Almeida Garcia (SEDOC) e Suênia Bernardo Carneiro (ASPLAN).

 

Às 17:30 horas, a Diretora-Geral, Silma Sampaio, iniciou a reunião do Comitê de Governança de Pessoas saudando e agradecendo a todos, passando, em seguida, a palavra a Allan, Secretário de Gestão de Pessoas, que apresentou o item 1 da Pauta, que trata da recomendação 5.7, mencionando que localizou um processo com proposta de contratação para digitalização de documentos e solicitou que Gabriela informasse a situação do processo. Edme acrescentou que em reunião anterior (ocorrida no ano de 2019) foi deliberada a priorização de digitalizar documentos de averbação, que são antigos e que possuem informações importantes para serem preservadas, pois contêm fundamentos essenciais para os Atos de aposentadorias futuras. Gabriela informou que a solução que está sendo planejada contempla a utilização do SEI; Que é importante priorizar os documentos mais antigos que tem maior risco de perecerem; Propôs uma solução caseira para a digitalização de documentos através do SEI, colocando por ordem de prioridade os documentos mais urgentes de serem preservados, pois atenderia à necessidade de preservação e depois seria avaliada a viabilidade de contratação ou não. Em relação ao prazo, Gabriela sugeriu primeiramente identificar os tipos de documentos mais urgentes. João Demar e Edme entendem que a adoção da solução sugerida atenderia à recomendação, mas que  somente concluiriam e registrariam como IMPLEMENTADA, a partir do início de execução do plano de ação, ou seja, quando forem iniciadas as digitalizações dos documentos. Silma concordou com a solução apresentada, com base nos argumentos que Gabriela apresentou e ponderou que se posteriormente houver necessidade a contratação deverá ser planejada. A Diretora ressaltou a necessidade de realizar um planejamento para dimensionar a quantidade de documentos e estabelecer um prazo para implementação, a partir do retorno ao trabalho presencial. Gabriela pontuou a importância de envolver servidores da SERF e da STIC nesse trabalho. Cassimiro parabenizou a iniciativa de Gabriela e colocou a STIC à disposição para auxiliar, tanto em termos de equipamentos como de servidor. Allan destacou que com a implementação do SEI, os novos documentos já são digitalizados no momento em que o servidor inicia o processo. Gabriela mencionou a necessidade da SGP estabelecer as diretrizes em relação aos documentos que deverão ser priorizados. Silma sugeriu a elaboração de um planejamento que possa identificar as etapas da digitalização. Ato contínuo, Allan apresentou o item 2 da pauta. No que diz respeito à recomendação 5.9, o Secretário informou a existência de uma minuta de normativo, mas que também existia recomendação no mesmo sentido em relação à política de TIC, então chegou-se ao entendimento quanto à necessidade de adequar-se a minuta para contemplar tudo no mesmo normativo. Allan mencionou a existência de um grupo de trabalho que está atuando nessa implementação. Silma ressaltou a necessidade de trabalhar com prazo para a conclusão. Em relação às recomendações 5.18 e 5.19, Allan mencionou que em outro momento foi decidido unificar os planos de capacitação e que o processo se encontra na COEDE, para cumprimento. João Demar sugeriu que quando for realizada a revisão periódica deverá ser avaliada se foram atendidas as competências requeridas no que diz respeito à governança e gestão de TIC, contratações de bens e serviços de TIC e gestão de contratos. No que tange à recomendação 5.7 (0003878-02.2019.6.15.8000 e 0003875-47.2019.6.15.8000), Allan informou que trabalhará na confecção de uma minuta de normativo que atenda aos critérios estabelecidos na referida recomendação. A Diretora-Geral mencionou a relevância quanto à atribuição ao Secretário de Gestão de Pessoas (estendida aos outros Secretários que compõem o Comitê) de  realizar o monitoramento da execução dos planos de ação, bem como do andamento dos processos abertos, com o intuito do cumprimento das recomendações, pessoalmente ou por intermédio de uma pessoa do Gabinete ou do Núcleo de governança (subordinado à Secretaria respectiva), atualizando e informando, aos Secretários, sobre as ações que visem o atendimento das recomendações. Ao final, Silma asseverou sobre a necessidade de o Comitê de Governança de Pessoas envidar esforços com vistas ao cumprimento das recomendações até o final do ano e assim serem incluídas no próximo relatório gerencial de monitoramento do segundo semestre de 2020 e assim ser possível encerrá-las e contribuir com a meta do indicador estratégico de cumprimento das recomendações. Às 19:00 horas a reunião foi encerrada.


 

 

SILMA LEDA SAMPAIO DE ALBUQUERQUE

Diretora-Geral

 


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Documento assinado eletronicamente por SILMA LEDA SAMPAIO DE ALBUQUERQUE em 15/07/2020, às 18:36, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


SUÊNIA BERNARDO CARNEIRO

Assessor(a) de Planejamento, Estratégia e Gestão

 


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Documento assinado eletronicamente por SUÊNIA BERNARDO CARNEIRO em 16/07/2020, às 09:07, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


JOSÉ CASSIMIRO JUNIOR

Secretário de Tecnologia da Informação e Comunicação

 


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Documento assinado eletronicamente por JOSÉ CASSIMIRO JUNIOR em 16/07/2020, às 09:21, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


RANULFO LACET VIÉGAS DE ARAÚJO

Secretário de Administração e Orçamento

 


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Documento assinado eletronicamente por RANULFO LACET VIÉGAS DE ARAÚJO em 16/07/2020, às 10:37, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


VANESSA MELO DO EGYPTO

Coordenadora

 


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Documento assinado eletronicamente por VANESSA MELO DO EGYPTO em 16/07/2020, às 12:10, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


EDME DE FREITAS LIMA

Coordenador de Auditoria Interna

 


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Documento assinado eletronicamente por EDME DE FREITAS LIMA em 16/07/2020, às 16:14, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


JOÃO DEMAR LUCENA RODRIGUES

Chefe da Seção de Auditoria - Área de Gestão de Pessoas

 


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Documento assinado eletronicamente por JOÃO DEMAR LUCENA RODRIGUES em 16/07/2020, às 16:35, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


GABRIELA ALMEIDA GARCIA

Chefe da Seção de Documentação

 


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Documento assinado eletronicamente por GABRIELA ALMEIDA GARCIA em 16/07/2020, às 22:43, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


ALINE VILAR SILVEIRA ROCHA LOPES

Secretário Judiciário e da Informação

 


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Documento assinado eletronicamente por ALINE VILAR SILVEIRA ROCHA LOPES em 20/07/2020, às 14:13, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.


ALLAN WILLIAM LUCENA DE OLIVEIRA

Secretário de Gestão de Pessoas

 


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Documento assinado eletronicamente por ALLAN WILLIAM LUCENA DE OLIVEIRA em 20/07/2020, às 15:42, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.



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