Timbre

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DA PARAÍBA

Av Princesa Isabel, 201 - Bairro Tambiá - CEP 58020-911 - João Pessoa - PB


Relatório

RELATÓRIO ANUAL PARA INFORME AO PLENÁRIO DO TRIBUNAL SOBRE A ATUAÇÃO DA COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA (COAUDI), UNIDADE DE APOIO À GOVERNANÇA (RAINT)

 

 

1. INTRODUÇÃO 

 

Trata-se de Relatório de periodicidade anual, com fundamento na Resolução TRE/PB nº 26/2018, art. 14, inc. I, c/c art. 22, e na Resolução CNJ nº 308/2020, art. 4º c/c art. 5º, para informar ao Plenário do Tribunal sobre a manutenção ou não da efetiva independência organizacional e da liberdade de atuação da Coordenadoria de Auditoria Interna, sem interferências, além de demonstrar as atividades desempenhadas pela unidade no ano anterior ao da elaboração deste Relatório. 

Também é objetivo deste documento produzir relatório destinado à alta instância interna de governança do TRE/PB, no caso o Plenário do Tribunal.   

 

2. DA INDEPENDÊNCIA, PROPÓSITO, AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, I, II e III; e Res. CNJ 308/2020, Art. 5º, II).

 

Informa-se ao Plenário da corte que no ano de 2020 foi garantida a efetiva independência da COAUDI, sem interferências, e foi exibida objetividade nas atividades de auditoria, sem ter havido a prática de atos de cogestão.

Além disso, no período citado, foi permitido acesso completo, livre e irrestrito a todo e qualquer documento, registro ou informações e os servidores do Tribunal auxiliaram a COAUDI na sua atuação.

Registra-se, ainda, que o escopo de atuação da COAUDI foi, essencialmente, a avaliação dos processos de governança, da eficácia do gerenciamento de riscos e controles, avaliação da eficiência na utilização de recursos e promoção de consultorias em matérias relacionadas a governança, gerenciamento de riscos e controles. 

 

3. DO DESEMPENHO DA COORDENADORIA DE AUDITORIA INTERNA

 

a) Relação entre o planejamento anual e as auditorias efetivamente realizadas (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, IV, "a"; e Res. CNJ 308/2020, art. 5º, I, "a").

 

O Plano Anual de Auditoria do ano de 2020 - PAA/2020 previu a realização de quatro auditorias, quais sejam: Auditoria coordenada pelo CNJ no tema Acessibilidade dos Tribunais ou Conselhos; Auditoria integrada da Justiça Eleitoral no tema Gestão de Infraestrutura de TIC, com enfoque na gestão de ativos; Prestação de contas anual, auditoria de gestão - exercício 2019, se determinada pelo TCU; e Auditoria de Monitoramento de recomendações já classificadas como implementadas e/ou recomendações classificadas em definitivo como não implementadas ou parcialmente implementadas (0571767, processo SEI nº 0006354-13.2019.6.15.8000).

No entanto, esse Plano Anual de Auditoria sofreu duas alterações ao longo do ano. A primeira alteração foi motivada e necessária em função da Pandemia da COVID-19, situação extraordinária de calamidade pública que impôs uma mudança drástica na forma de atuar do Tribunal, e que, para evitar o risco de contaminação e proliferação da doença, e seguindo as normas dos órgãos públicos de saúde, instituiu com urgência o trabalho remoto no âmbito do Tribunal. Diante dessa realidade e visando contribuir e apoiar à Gestão, a COAUDI propôs ao Presidente a alteração do PAA/2020 (0006436-10.2020.6.15.8000, doc. 0712287), substituindo as auditorias em andamento por Consultorias Orientadoras nos Projetos ELEIÇÕES/2020 (do Programa de Eleições), tendo a Presidência aprovado a alteração 0713570.

Aliás, a alteração dos planos de auditoria foi uma tendência mundial. Uma pesquisa realizada pelo IIA (Instituto dos auditores internos) identificou que 3/4 das funções de auditoria interna atualizaram seus planos em função da pandemia (0988626).

A segunda alteração do PAA/2020 (0006436-10.2020.6.15.8000, doc. 0756150), ocorreu em função do advento da nova Instrução Normativa do TCU nº 84/2020, que determinou a realização anual de Auditorias Financeiras e Certificação das Contas da gestão dos Órgãos Públicos (art. 13, § 2º e §6º da Instrução Normativa TCU Nº 84/2020). Essa alteração também aprovada pela Presidência do Tribunal 0756972. Assim, a auditoria de gestão - exercício 2019 foi substituída por esse trabalho.

 

- Seguem abaixo as auditorias planejadas e consultorias realizadas no exercício 2020 (as auditorias previstas no PAA foram suspensas, com exceção da auditoria financeira):

 

AUDITORIA

Andamento

Data da deliberação pela Presidência

Processo

Número de achados de auditoria ou constatações de consultoria

Número de recomendações/sugestões de melhoria

Auditoria coordenada pelo CNJ no tema Acessibilidade dos Tribunais ou Conselhos.

FASE DE PLANEJAMENTO 

(*Auditoria suspensa pelo CNJ, por conta da pandemia).

Retomada prevista para o exercício 2021).

--------------

*Previsão de início da auditoria ABRIL/2020, foi suspensa pelo CNJ, por conta da pandemia, não tendo sido aberto processo específico de auditoria no SEI.

 

SUSPENSA

SUSPENSA

Auditoria integrada da Justiça Eleitoral: Gestão de Infraestrutura de TIC, com enfoque na gestão de ativos.

FASE DE PLANEJAMENTO 

(*Auditoria suspensa pelo TSE, por conta da pandemia.

Já reiniciada neste exercício 2021).

--------------

0005561-402020.6.15.8000

 

 

EM ANDAMENTO

reiniciada em 2021

Auditoria de Monitoramento de recomendações já classificadas como implementadas e/ou recomendações classificadas em definitivo como não implementadas ou parcialmente implementadas.

FASE DE PLANEJAMENTO 

(*Auditoria suspensa e substituída por Consultorias orientadoras nos Projetos Eleições/2020, por conta da pandemia, conforme processo 0006436-10.2020.6.15.8000).

Já reiniciada neste exercício 2021).

--------------

0002878-30.2020.6.15.8000

 

 

EM ANDAMENTO

reiniciada em 2021

Auditoria Financeira Integrada com conformidade e Certificação nas Contas da gestão do Tribuna (Instrução Normativa do TCU nº 84/2020)

FASE DE EXECUÇÃO

------------

0009258-69.2020.6.15.8000

 

EM ANDAMENTO

EM ANDAMENTO

iniciada em 2020 e com conclusão em 2021

Consultoria Orientadora no Projeto Dia "E" nas Eleições 2020 - com foco no projeto Pessoas nas Eleições 2020

CONCLUÍDA

16/03/2021

(0989524)

 

0014699-31.2020.6.15.8000

3 (três)

8 (oito)

Consultoria Orientadora no Projeto Dia "E" nas Eleições 2020 - com foco nos projetos da área de TIC

CONCLUÍDA

16/03/2021

(0982238)

0016374-29.2020.6.15.8000

2 (duas)

4 (quatro)

 

b) Resultados mais relevantes das avaliações e consultorias realizadas (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, IV, "b"; e Res. CNJ 308/2020, Art. 5º, I, "b" e "c").

 

As principais constatações/conclusões decorrentes dos trabalhos finalizados no exercício e providências adotadas pela gestão da unidade, a seguir:

 

1 - Consultoria Orientadora no Projeto Dia "E" nas Eleições 2020 - com foco no projeto Pessoas nas Eleições 2020:

 

Em face dos exames realizados nesse tema, foi constatado e concluiu-se que (0896272):

a) há oportunidade de melhoria em relação a fonte de informação, relacionada aos Projetos do Programa das Eleições, a ser utilizada visando a tomada de decisões;

b) há oportunidade de melhoria para tornar a gestão de riscos do Projeto Pessoas mais efetiva ou mais prática;

c) há oportunidades de melhoria para tornar o Projeto Pessoas mais eficiente e aperfeiçoado;

O resultado geral do trabalho indica que, conforme parâmetros avaliados, a execução do Programa das Eleições encontra-se consolidado, necessitando apenas de aperfeiçoamento. Pode-se dizer que: a execução do Programa (ou da metodologia de Projetos) é sofisticada metodologicamente, tem-se mostrado crescentemente complexa, gerando demanda crescente de atividades, produção e disponibilização de documentos, de forma que, em certa medida, tem produzido discrepância entre o que foi desenhado, definido e o que está sendo de fato praticado nas rotinas cotidianas dos gestores.

Dessa forma, a conclusão remete a necessidade de se discutir a possibilidade de simplificação de algumas práticas e a possibilidade de definição de "o que, quem, com que frequência e como deve ser prestada informação de cada camada à camada superior", "quem, como e com que frequência dados de controle/monitoramento devam ser apresentados à camada superior".

O acompanhamento realizado, para subsidiar a consultoria, mostrou que o Programa Eleições flui, as decisões são tomadas, seja por meio de reuniões, seja por meio de processos criados no sistema SEI, porém verificou que o sistema Project Builder, adquirido para registro dos Projetos e seu acompanhamento, muitas vezes somente foi alimentado posteriormente aos fatos já terem ocorrido, apenas para “cumprir uma obrigação”, não tendo havido de fato tomada de decisão com base no que constava no sistema. Verificou-se não existir acompanhamento rotineiro do sistema para verificação da evolução dos projetos, como deveria ser, ante a finalidade para a qual foi adquirido o sistema.

Neste ponto em particular, é preciso considerar, e esta unidade reconhece, que isso pode ter ocorrido muito em função de ter sido a primeira vez que o sistema foi utilizado, de maneira que a familiarização da sua utilização pode torná-lo a principal fonte de informação para a tomada de decisão em relação ao Programa das Eleições.

Ainda nesse contexto da utilização do sistema Project Builder, reconhece-se que essa ferramenta é útil para detalhar toda a sequência de entregas e subentregas que são necessárias para conclusão de cada Projeto. O sistema permite a visualização das entregas, com prazos inicial e final, percentual previsto e realmente executado, bem como a situação: se a iniciar, em andamento, com atraso ou concluída.  Além disso, permite o registro dos riscos e controles para cada uma dessas entregas.

No mais, também se verificou oportunidade de melhoria nos planos de riscos dos Projetos analisados, diante da sua pouca utilização prática.

 

2 - Consultoria Orientadora no Projeto Dia "E" nas Eleições 2020 - com foco no projeto Infraestrutura de TIC nas Eleições 2020:

 

Em face dos exames realizados nesse tema, foi constatado e concluiu-se que (0923316):

a) há oportunidade de melhoria em relação ao suporte de ferramenta de TICs provido aos processos de gestão do Programa Eleições e seus projetos;

b) há oportunidade de melhoria na Gestão de Riscos relativa aos projetos que compõem o Progama Eleições;

Em termos gerais, as conclusões alcançadas pelo esforço de consultoria empreendido pela SEAUT no período de pandemia tendo como objeto o Programa Eleições 2020 tem absoluto alinhamento com aquelas relatadas pela SEAGP, como esperado, uma vez que as duas unidades se debruçaram sobre o mesmo objeto de observação e aplicaram a mesma metodologia de trabalho, sob supervisão e acompanhamento da Coordenadoria de Auditoria.

Ademais, é oportuno ressaltar a robustez metodológica, qualidade e nível de sofisticação dos processos de Gestão de Projetos e Programas, assim como de Gestão de Riscos, definidos e formalmente adotados, através de normativos no âmbito do TRE-PB. O esforço desta consultoria busca somente pavimentar caminhos através dos quais os benefícios produzidos por esses frameworks e boas práticas de governança e gestão sejam mais efetivamente entregues e percebidos pelos envolvidos na execução dos projetos e seus públicos alvo.

 

3 - Auditoria Financeira (Certificação das contas da gestão do órgão - relativa ao exercício 2020 - determinada pela IN TCU nº 84/2020)

 

Essa auditoria foi iniciada em 2020, mas ainda não foi finalizada (processo SEI nº 0009246-55.2020.6.15.8000). Como esse trabalho será anual e contínuo, a partir do próximo relatório anual ao Plenário é possível que os resultados da auditoria do exercício 2021 (trabalhos que se iniciarão ainda este ano) já sejam possíveis de serem informados.

 

 

Após envio dos relatórios finais de auditoria, a gestão do Tribunal passa a adotar providências para cumprimento das recomendações. Cada relatório de auditoria possui recomendações para melhoria das situações detectadas. Salienta-se que as recomendações propostas têm como objetivo propiciar a correção das situações relacionadas nos achados, a implementação e o aperfeiçoamento dos processos de trabalho e controles internos administrativos.

No caso de consultorias, não são expedidas recomendações, mas sugestões de melhoria, que, pela sua natureza de sugestão, não são monitoradas pela COAUDI. Em razão da aprovação dos relatórios de consultoria no início do exercício 2021, as providências estão sendo iniciadas/provocadas pela Administração.

Abaixo faz-se o registro de algumas:

Aprovação dos Relatórios Finais das Consultorias (0989524 e 0982238) com determinação para ciência e encaminhamentos necessários a adoção das referidas sugestões/orientações por este Regional.

Envio do processo para cumprimento da determinação (Despacho DG 0990088). 

Informação de que as sugestões de melhoria serão observadas nos trabalhos de revisão da metodologia de gestão de projetos e na construção do próximo planejamento integrado das eleições, em conjunto com as unidades do Tribunal (1001496 e 1001560). 

Ressalta-se que, com relação a maioria das sugestões de melhoria oriundas das consultorias, só será possível verificar as providências adotadas pela gestão após um certo tempo, em trabalhos futuros de auditoria e/ou nova consultoria, já que os relatórios finais foram entregues e deliberados no final de 2020 e início de 2021. 

Os resultados mais completos, na forma de relatórios, estão disponíveis no menu Transparência: Relatórios de auditorias e consultorias.

 

4 - Demais consultorias realizadas (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, IV, "c"; e Res. CNJ 308/2020, art. 5º, I, "b").

 

- Processo SEI n. 0006789-50.2020.6.15.8000: questões referentes a emissão de atos de aposentadoria no âmbito do TRE/PB: quintos, parcela compensatória, portaria de aposentação, e termo Opção (realizada pela SEAGP, aprovada pela COAUDI);

- Grupo de trabalho para revisão da metodologia de gestão de projetos (MGP) do TRE-PB (0503592), 0002042-91.2019.6.15.8000;

- Comissão Multidisciplinar para estudo técnico preliminar visando o aprimoramento das contratações (0564890), 0004432-34.2019.6.15.8000;

- Atuação da Comissão de Implantação da Lei Geral da Proteção de Dados (0007756-95.2020.6.15.8000);

- Suporte e orientação em diretrizes de  planejamento para  a Jornada Democracia Digital, realizada pela Escola Judiciária Eleitoral, atuando como debatedor do Painel que reuniu especialistas, profissionais e acadêmicos em Comunicação, Direito, Tecnologias da Informação, tendo como tema central o risco imposto pela  desinformação no processo democrático (0002899-06.2020.6.15.8000);

- Consultoria à Comissão da Auditoria de Votação Eletrônica – Eleições 2020;

- Apoio técnico no encerramento do cadastro eleitoral (três auditores);

- Elaboração de trilha de aprendizagem acerca do tema Governança: Processo SEI n. 0008638-57.2020.6.15.8000, doc. SEI n. 0760612;

- Elaboração de trilha de aprendizagem acerca do tema Gestão de Riscos: Processo SEI n. 0008638-57.2020.6.15.8000, doc. SEI n. 0760658;

 

Consultorias informais:

- Vários atendimentos via reuniões videoconferências, ligações telefônicas e Whatsapp orientando acerca das providências necessárias para implementações de recomendações de auditorias;

- Orientações via ligações telefônicas e Whatsapp acerca de processos de aposentadoria, admissões, pensões;

- Orientações via ligações telefônicas e Whatsapp acerca de processos do módulo críticas sistema TCU e-Pessoal;

Total neste tópico: 12 (doze) consultorias.

 

5 - Análises Mandatórias:

 

Além de auditorias e/ou consultorias, a COAUDI possui a atribuição normativa de analisar os processos de aposentadoria, pensão e admissão de servidores, visando submete-los à apreciação pelo Tribunal de Contas da União. Segue abaixo a quantidade de atos e processos analisados: 

 

Tipo de ato

Processos

13 (treze) atos aposentadoria

- Processo SEI nº 0000600-95.2016.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 24/08/2020;

- Processo SEI nº 0001250-08.2016.6.15.8077, encaminhamento ao TCU em: 27/08/2020;

- Processo SEI nº 0001980-56.2016.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 08/09/2020;

- Processo SEI nº 0004948-59.2016.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 16/09/2020;

- Processo SEI nº 0004316-28.2019.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 20/02/2020;

- Processo SEI nº 0006848-72.2019.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 18/02/2020;

- Processo SEI nº 0008154-76.2019.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 24/08/2020;

- Processo SEI nº 0007754-61.2017.6.15.8120, encaminhamento ao TCU em: 24/08/2020;

- Processo SEI nº 0000104-32.2017.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 19/10/2020;

- Processo SEI nº 0002820-32.2017.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 16/10/2020;

- Processo SEI nº 0001979-37.2017.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 19/10/2020; 

- Processo SEI nº 0002070-30.2017.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 19/10/2020;

- Processo SEI nº 0000297-47.2017.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 01/10/2020;

11 (onze) atos admissão

- Processo SEI nº 0000618-77.2020.6.15.8000, análise e emissão de parecer de 10 (dez) atos de admissão de servidores com o encaminhamento ao TCU em 08/07/2020 (doc. SEI n. 0751837).

 

- Processo SEI nº 0006661-30.2020.6.15.8000, análise e emissão de parecer de 01 (um) ato de admissão de servidora com o encaminhamento ao TCU em 24/08/2020 (doc. SEI n. 0829271);

01 (um) ato pensão civil

- Processo SEI nº 0008319-89.2020.6.15.8000, encaminhamento ao TCU em: 21/10/2020.

 

Por fim, apresenta-se o link para os relatórios semestrais enviados ao Conselho de Governança do Tribunal, referentes ao ano de 2020, que visam o atingimento frequente do indicador estratégico 23 e para que sirvam como orientador de ações a serem adotadas por parte dos gestores, voltadas ao cumprimento de recomendações ainda não completamente implementadas:

 

Processo SEI

Relatório

0009309-80.2020.6.15.8000

Referente ao 1º semestre de 2020

0820949

0000870-46.2021.6.15.8000

Referente ao 2º semestre de 2020

0959382

 

4. BENEFÍCIOS CONCRETIZADOS DECORRENTES DE AUDITORIAS, APURADOS EM MONITORAMENTO (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, VI).

 

O método de identificação e quantificação dos benefícios foi idealizado internamente usando como referencial a Instrução Normativa nº 4/2018, do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, a qual aprovou a sistemática de quantificação e registro dos resultados e benefícios da atividade de auditoria interna governamental do Poder Executivo Federal.

A forma de identificação e contabilização é essencialmente decorrente da manifestação dos gestores sobre se as medidas decorrentes das recomendações, já classificadas como implementadas no monitoramento da auditoria, geraram impacto positivo para a gestão, ou seja, se geraram benefício(s) efetivo(s).

É encaminhado um processo SEI ao(s) gestor(es) para que responda(m) quais benefícios concretos a recomendação gerou.

Na apuração das recomendações implementadas no ano de 2020, o quadro de benefícios efetivos, apurados junto ao clientes das auditorias até a finalização deste documento, é o seguinte:

 

AUDITORIA

NÚMERO DE RECOMENDAÇÕES IMPLEMENTADAS

NÚMERO DE BENEFÍCIOS EFETIVOS IDENTIFICADOS

NÚMERO DE VEZES EM QUE NÃO FOI IDENTIFICADO, POR ALGUM GESTOR, BENEFÍCIO EFETIVO PARA ALGUMA DAS RECOMENDAÇÕES

NÚMERO DE VEZES EM QUE ALGUM GESTOR ENTENDEU QUE AINDA NÃO DECORREU TEMPO SUFICIENTE PARA IDENTIFICAR BENEFÍCIO EFETIVO 

Auditoria de Gestão da Força de Trabalho

4

0

0

Auditoria de Governança e Gestão de TIC

9

11

1

5

Auditoria no Projeto Pessoas nas Eleições 2018

4

25

1

0

Auditoria no Projeto Aquisições nas Eleições 2018

9

13

0

1

Auditoria na Gestão Documental

3

7

0

2

Auditoria Orçamentária e Financeira

2

9

1

0

Auditoria na conformidade de registro de dados ou informações

5

2

0

3

Total:

33

71*

3

11

  *71 é o número de vezes que gestores identificaram benefícios nas recomendações, os quais podem se repetir.

 

Benefício efetivo identificado

Número de vezes

Melhorar a Governança corporativa do órgão

9

Contribuir para uma melhor observância da legislação

1

Sugerir normatizações mais adequadas

1

Criar controles para prevenir e corrigir erros e distorções

6

Criar e melhorar controles sobre riscos

1

Melhorar o funcionamento e o desempenho da unidade e do órgão

8

Melhorar a transparência da unidade e órgão para o público interno e externo

1

Contribuir para que as atividades sejam realizadas com eficiência, eficácia, efetividade e economia

8

Evitar retrabalhos e esforços inúteis nos processos de requisições de pessoal

1

Criar, corrigir ou melhorar métodos de trabalho

5

Alinhar as atividades da unidade às diretrizes, táticas, estratégicas, aos objetivos, metas e valores do órgão

2

Melhor utilização de ativos físicos e recursos humanos

4

Contribuir para que os resultados efetivos das unidades sejam mais próximos do resultado esperado (eficácia)

8

Eliminar gargalos nos processos de trabalho da unidade ou órgão

3

Melhorar o grau de resultado (eficácia) da unidade ou órgão

3

Orientar para que haja a promoção da divisão do trabalho como forma de aumento de eficiência e tempestiva de entrega dos trabalhos, principalmente nos períodos de urgência (Eleições, dias críticos na Seção etc)

1

Aumento da produtividade, obtendo mais produtos com menos recursos

1

Garantir que os recursos sejam utilizados para as finalidades a que se destinam

1

Minimizar a ocorrência de erros pelo tratamento de riscos através de controles

3

Criar e melhorar controles sobre riscos administrativos, financeiro, patrimonial da unidade ou órgão

2

Estabelecer processos de trabalho, manuais etc, para que sirvam como solução de continuidade das atividades

1

Utilização racional dos recursos

1

Total:

71

Publicação dos benefícios na internet: Benefícios concretizados decorrentes de auditorias.

 

5. EXPOSIÇÃO RELEVANTE(S) DO TRIBUNAL A RISCOS E FRAGILIDADES DE CONTROLES (Res. TRE-PB 26/2018, art. 22, V; e Res. CNJ 308/2020, art. 5º, III).

 

5.1 - As fragilidades de controle são expostas neste relatório no tópico dos resultados das consultorias/auditorias realizadas por esta COAUDI.

Neste tópico informa-se que em 2019 e 2020 o TCU não realizou o Levantamento de Governança, nesse sentido, mantém-se os valores apurados na autoavaliação do TRE-PB de 2018.

No quadro abaixo é apresentado o resumo da autoavaliação do TRE/PB no Levantamento de Governança e Gestão Públicas promovido pelo Tribunal de Contas da União - TCU em 2018* (*mantém-se os resultados apurados do exercício 2018 em função do TCU não ter realizado o Levantamento de Governança no ano de 2019 e de 2020) (originou o Acórdão n. 2.699/2018 - TCU - Plenário):

 

Indicador   

  Resultado

iGG (índice integrado de governança e gestão públicas)

 44%

iGovPub (índice de governança pública)

 52%

iGovPessoas (índice de governança e gestão de pessoas)       

35%

iGestPessoas (índice de capacidade em gestão de pessoas)   

 24%

iGovTI (índice de governança e gestão de TI) 

44%

iGestTI (índice de capacidade em gestão de TI) 

38%

iGovContrat(índice de governança e gestão de contratações)

 73%

iGestContrat (índice de capacidade em gestão de contratações)

60%

Relatório disponível em: http://www.tre-pb.jus.br/transparencia/auditoria/controle-interno-planos

 

Diante desse resultado, segue abaixo, no entender da COAUDI, a exposição do Tribunal a riscos considerados relevantes, diante da vinculação direta dos temas com a boa Governança de um órgão.

São apresentadas as práticas classificadas como "Inexpressivas" no relatório individual do Tribunal. A faixa de classificação "Inicial" é apresentada apenas quando a faixa "Inexpressiva" não ocorreu:

 

Indicador

Resultado

Fatores que precisam de melhora

Risco(s) relevante(s) gerais.

iGovPub (índice de governança pública) 

52%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) nas práticas:

"Zelar por princípios de ética e conduta"; 

"os riscos considerados críticos para a organização são geridos";

e "assegurar a efetiva atuação da auditoria interna".

Risco de desvios de conduta ética; Risco de não identificar e tratar riscos relevantes para o cumprimento dos objetivos do Tribunal; Risco da auditoria interna não ser efetiva ou não agregar valor para a organização.

iGovPessoas (índice de governança e gestão de pessoas)

35%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"Promover a gestão estratégica para pessoas";

"Realizar planejamento de gestão de pessoas";

"Definir adequadamente, em termos qualitativos e quantitativos, a demanda por colaboradores e gestores";

"Assegurar a disponibilidade de sucessores qualificados";

e "Favorecer a retenção dos colaboradores e dos gestores".

Riscos: a falta de indicadores e metas para funções importantes de Gestão de Pessoas, bem como a falta de priorização de ações de planejamento na área de pessoal, dificulta o alcance das diretrizes estratégicas e objetivos do Tribunal; Risco de ineficiência na atuação dos servidores do Tribunal, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos; Risco de existir excesso de servidores em determinados setores; risco de sobrecarga de trabalho em determinados servidores; risco de surgirem doenças ocupacionais, pela má distribuição de servidores e não estarem nos locais certos pela sua competência; Riscos de descontinuidade na gestão quando da mudança de gestores.

iGestPessoas (índice de capacidade em gestão de pessoas)

24%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"Realizar planejamento da gestão de pessoas";

"Definir adequadamente, em termos qualitativos e quantitativos, a demanda por colaboradores e gestores";

"Assegurar a disponibilidade de sucessores qualificados"; e "Favorecer a retenção dos colaboradores e dos gestores".

Riscos: a falta de indicadores e metas para funções importantes de Gestão de Pessoas, bem como a falta de priorização de ações de planejamento na área de pessoal, dificulta o alcance das diretrizes estratégicas e objetivos do Tribunal; Risco de ineficiência na atuação dos servidores do Tribunal, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos; Risco de existir excesso de servidores em determinados setores; risco de sobrecarga de trabalho em determinados servidores; risco de surgirem doenças ocupacionais, pela má distribuição de servidores e não estarem nos locais certos pela sua competência; Riscos de descontinuidade na gestão quando da mudança de gestores.

iGovTI (índice de governança e gestão de TI) 

44%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) na prática:

"PessoasTI. Capacidade em gestão de pessoal de TI".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de TIC, na medida em que as competências, quantitativo ideal de servidores não são definidos e não há indicadores e metas.

iGestTI (índice de capacidade em gestão de TI) 

38%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inexpressivo" (de 0 a 14,9%) nas práticas:

"iGestNiveisServicoTI. Capacidade em gestão de níveis de serviços de TI";

"A organização dispõe de política de controle de acesso à informação e aos recursos e serviços de tecnologia da informação";

"A organização executa processo de gestão de ativos associados à informação e ao processamento da informação";

"A organização executa processo para classificação e tratamento de informações"; 

"A organização executa processo de gestão de incidentes de segurança da informação";

"A organização realiza ações de conscientização, educação e treinamento em segurança da informação para seus colaboradores";

"A organização executa processo de gestão de mudanças";

"A organização executa processo de gestão de configuração e ativos (de serviços de tecnologia da informação)";

"A área de gestão de tecnologia da informação acorda formalmente os níveis de serviço com as demais áreas de negócio internas à organização (Acordo de Nível de Serviço - ANS)";

"Os ANS incluem o grau de satisfação dos usuários como indicador de nível de serviço";

e "A área de gestão de tecnologia da informação comunica às áreas de negócio o resultado do monitoramento em relação ao alcance dos níveis de serviço definidos com as referidas áreas".

Risco de segurança da informação;

Risco de descontinuidade do serviço;

Risco de perda de dados; 

iGovContrat(índice de governança e gestão de contratações)     

73%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) na prática:

"Pessoas (capacidade de gestão de pessoas em contratações)".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de contratações, na medida em que as competências e quantitativo ideal de servidores não são definidos.

iGestContrat (índice de capacidade em gestão de contratações)

60%

O TRE/PB ficou na faixa de classificação "Inicial" (de 15 a 39,9%) nas práticas:

Pessoas (capacidade de gestão de pessoas em contratações)

"os perfis desejados dos colaboradores da área de gestão de contratações estão definidos e documentados"
"os perfis desejados dos gestores da área de gestão de contratações estão definidos e documentados";

"a atualização de quantitativo abrange a área de gestão de contratações";

"as lacunas de competência na área de gestão de contratações estão documentadas";
"a avaliação abrange o desempenho dos gestores da área de gestão de contratações";

Processos (capacidade de gestão de processos de contratação)

"A organização definiu processo de trabalho para planejamento de cada uma das contratações".

Risco de ineficiência na atuação dos servidores da área de contratações, na medida em que as competências, quantitativo ideal de servidores não são definidos e não há indicadores e metas.

*Fonte: Relatório individual da autoavaliação do TRE/PB no Levantamento de Governança e Gestão Públicas promovido pelo Tribunal de Contas da União (Acórdão n. 2.699/2018 - TCU - Plenário).

 

Relativamente ao resultado da prática "Assegurar a efetiva atuação da auditoria interna" ter sido classificada como "Inicial", tem-se a informar que várias ações foram adotadas pela COAUDI, direcionadas para a melhoria do índice, inclusive utilizando o Levantamento de Governança do TCU como fonte de trabalho (0426591), a saber:

1) inclusão no Estatuto da unidade de auditoria interna do TRE/PB, Resolução nº 26/2018, aprovada no final de 2018, de todos os itens solicitados na prática 3121 (A organização definiu o estatuto da auditoria interna) do levantamento de governança do TCU (0344560), de forma que, não mais quatro, como respondido em 2018, mas os oito itens teriam resposta "sim" no próximo ciclo (caso fossem mantidos);

2) previsão de dois relatórios às instâncias internas de governança - este relatório e um relatório destinado ao Conselho de Governança contendo a evolução do indicador estratégico nº 23 (0959382);

3) criação da seção de auditoria na área de tecnologia da informação e comunicação, visando apresentar relatórios de trabalhos de avaliação da gestão de tecnologia da informação, de segurança da informação e riscos de tecnologia da informação.

Essas ações visaram modificar a resposta da prática 3123 (A auditoria interna produz relatórios destinados às instâncias internas de governança), subtópico da prática "Assegurar a efetiva atuação da auditoria interna".

Também é importante registrar que foi designada uma comissão encarregada de apresentar estudo com a definição dos processos de negócio do Tribunal (Portaria DG Nº 17/2019 TRE-PB/PTRE/DG). Ao final dos trabalhos a comissão apresentou um documento contendo a relação dos processos de negócio, por nível de criticidade e os sistemas informatizados que os sustentam.

 

5.2 - Como exposto acima, o resultado apresentado refere-se ao Levantamento de Governança de 2018. É de se registrar que neste ano de 2021 está previsto um novo ciclo desse Levantamento, com alguns itens diferentes dos de 2018: Levantamento de Governança TCU 2021.

No entanto, a COAUDI promoveu uma autoavaliação voluntária utilizando a base de dados do último levantamento realizado - 2018, conforme possibilita o TCU no mesmo endereço eletrônico acima citado.

As respostas utilizadas pela COAUDI foram as mesmas do TRE/PB em 2018 somadas àquelas que, no entender da COAUDI, seriam respondidas positivamente pelo TRE/PB em razão de sua atuação, para demonstrar a qualidade de seus trabalhos (atuação por meio de auditorias e consultorias). 

Dessa forma, o resultado apresentado foi o seguinte:

 

 

Pode-se verificar o aumento em todos os indicadores adotados pelo TCU:

 

É de se registrar, até mesmo como alerta para os riscos envolvidos, que os indicadores de Gestão de Pessoas foram os que menos evoluíram, de maneira que boa parte dos riscos gerais da tabela acima, mantém-se.

 

6. ATESTO ANUAL DE NORMAS

 

A partir deste relatório a COAUDI passa a informar sobre o atesto anual das normas de auditoria feito pelos servidores lotados na unidade. Esse atesto visa manter os auditores atualizados e aprimorados profissionalmente, para a busca de eficiência no trabalho.

Dessa forma, informa-se ao Plenário do TRE/PB que em 2020 e 2021 os auditores lotados na COAUDI atestaram ciência das normas de auditoria, conforme processos SEI nº 0000191-80.2020.6.15.8000 e 0000500-67.2021.6.15.8000

 

7. CONTROLE DE QUALIDADE DOS TRABALHOS

 

Também a partir deste relatório, a COAUDI passa a informar o resultado da verificação de qualidade dos seus trabalhos.

A Resolução CNJ nº 309/2020 dispõe que as unidades de auditoria interna deverão instituir e manter programa de qualidade de auditoria que contemple toda a atividade de auditoria interna desde o seu planejamento até o monitoramento das recomendações.

A avaliação de qualidade de seus trabalhos é feita pela COAUDI desde 2017. Conforme normas internacionais de auditoria e art. 65, § 1º, da Resolução 309, essa avaliação que já é realizada é o "monitoramento contínuo": obter feedback dos clientes de auditoria e avaliar as fases da auditoria.

A solicitação para que os gestores avaliem cada auditoria e a avaliação da equipe e supervisão, como dito, é promovida desde 2017 (0988696, conforme processos listados 0988696, e formulários revisados recentemente 0958311). Abaixo apresenta-se o resultado da avaliação das auditorias realizadas em 2019:

 

Auditoria

 Avaliação

Auditoria de indicadores estratégicos

0964994

Auditoria de Conformidade de registro de dados ou informações

 096859009687970974497; e 0974643

Auditoria Orçamentária e financeira  

0001065-31.2021.6.15.8000

Auditoria de Gestão de Riscos da Segurança da Informação   

0968817

Auditoria de Gestão Documental 

0962631

 

O resultado tem se mostrado positivo, conforme as respostas dos clientes de auditoria acima.

Além disso, a COAUDI já promoveu autoavaliação para verificação de aspectos de Governança, aderência às práticas profissionais de auditoria interna, ao código de ética e normas aplicadas à auditoria interna, conforme exige o art. 66, da citada Resolução 309. A evidências desse trabalho constam no processo SEI nº 0000069-38.2018.6.15.8000, em especial os docs. SEI nº 03871620426591 e 0475936; e processo SEI nº 0007893-48.2018.6.15.8000, tudo explicado no Despacho CCI 0412998.

Apesar de já trabalhar a verificação de qualidade dos trabalhos, a COAUDI informa, no entanto, que adotará providências para transformar esse processo de trabalho em um documento "Programa de Qualidade de Auditoria", de acordo com a Resolução.

A ideia é definir em um documento como será todo esse processo: além do monitoramento contínuo (já realizado - processo SEI nº 0000788-15.2021.6.15.8000), qual será a periodicidade e abrangência das autoavaliações periódicas (já realizada uma vez) e como será a forma, periodicidade e requisitos das avaliações externas, previstas no art. 67 da Resolução, a qual pode ser realizada por meio de autoavaliação, desde que submetida à validação independente (art. 67, § 1º). 

 

8. QUADRO DEMONSTRATIVO DO PESSOAL DA AUDITORIA INTERNA COM INDICAÇÃO DAS AÇÕES DE CAPACITAÇÃO, DOS TEMAS, CARGA HORÁRIA E QUANTITATIVO DE AUDITORES CAPACITADOS.

 

As informações abaixo referem-se ao exercício 2020:

Quadro de Pessoal da unidade de auditoria interna do TRE/PB e quadro das ações de capacitação:

 

Unidade

Quantidade de servidores

Coordenadoria de Auditoria Interna (gabinete)

02 (dois)

Seção de Auditoria – Área Administrativa

02 (dois)

Seção de Auditoria – Área de Gestão de Pessoas

01 (um)

Seção de Auditoria - Área de Tecnologia da Informação e Comunicação

01 (um)

Ação de capacitação

Tema

Carga Horária

Quantitativo de auditores capacitados

Ação proporcionada pelo TRE/PB ou de iniciativa do auditor

Curso para a Certificação CIA – Parte 1

Promovido pelo IIA-Brasil

Auditoria Interna (normas internacionais de auditoria interna)

32 horas

02 (dois)

Proporcionada pelo TRE

Treinamento profissional em gestão de serviços com GLPI

Tecnologia da Informação e Comuniação

40 horas

01 (um)

Proporcionada pelo TRE

Curso de aposentadoria e pensões e questões polêmicas na área de pessoal

Legislação de Pessoal no serviço público federal

32 horas

02 (dois)

Proporcionada pelo TRE 

Curso de Português da Professora Zarinha

Português 

80 horas

(em andamento)

04 (quatro)

Proporcionada pelo TRE

6º Fórum de boas práticas de auditoria e controle interno do Poder Judiciário

Práticas de auditoria interna

09 horas

04 (quatro)

Iniciativa dos auditores

Curso de Auditoria de Contas Anuais: auditoria financeira

Auditoria

80 horas

02 (dois)

Proporcionada pelo TCU 

Introdução ao orçamento público

Orçamento

40 horas

01 (um)

Iniciativa do auditor

Curso Gestão por competências

Gestão por competências

40 horas

01 (um) 

Proporcionada pelo TRE

Curso de Ética e Administração Pública

Ética

40 horas

01 (um) 

Iniciativa do auditor

Curso Sustentabilidade, Ética e Transparência nas contratações da administração pública

Sustentabilidade

12 horas

01 (um)

Iniciativa do auditor

Curso Revisão do Planejamento Estratégico

Planejamento Estratégico

40 horas

01 (um)

Proporcionada pelo TRE

 

9. CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

O presente relatório visou demonstrar ao Plenário do Tribunal, instância interna de governança, as atividades desempenhadas pela Coordenadoria de Auditoria Interna no exercício 2020, além de registrar a manutenção da efetiva independência e liberdade de atuação da unidade.

É o relatório.

Respeitosamente,

JOÃO DEMAR LUCENA RODRIGUES

Coordenador de Auditoria Interna

 


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Documento assinado eletronicamente por JOÃO DEMAR LUCENA RODRIGUES em 15/04/2021, às 13:13, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.



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